ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ (Росгидромет)

РД

РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ    52.19.108 -

2009

ПОЛОЖЕНИЕ

О ФОРМИРОВАНИИ АРХИВНОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

Обнинск ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» 2009

Предисловие

1    РАЗРАБОТАН Государственным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации -Мировой центр данных» (ГУ «ВНИИГМИ - МЦД») Росгидромета

2    РАЗРАБОТЧИКИ С.Г.Сивачок, кандидат физико-математических наук, В.И. Северинов, кандидат физико-математических наук, В.А.Лавров,

Н.В.Вавилова, Л.И.Власова, Л.Ф.Горошко, В.Н.Козлова

3 СОГЛАСОВАН с Управлением научных программ, международного сотрудничества и информационных ресурсов Росгидромета 03 июля 2009 г., ГУ «НПО «Тайфун» 5 июня 2009 г.

4    УТВЕРЖДЕН Руководителем Росгидромета «03» июля 2009 г.

5    ЗАРЕГИСТРИРОВАН ЦМТР ГУ «НПО «Тайфун» за номером РД 52.19.108-2009 от 09 июля 2009 г.

6 ВЗАМЕН РД 52.19.108-94 Положение о Российском государственном фонде данных о состоянии окружающей среды (утверждено приказом Федеральной Службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды от 21 марта 1994 года и введено в действие с 1 октября 1994 года)

II

РД 52.19.108-2009

5.2 Организационная структура Госфонла Росгидромета

5.2.1    Росгидромет осуществляет организационные, координационные и контрольные функции по формированию Госфонда Росгидромета в частности, рассмотрение и утверждение нормативных документов Госфонда Росгидромета.

5.2.2    Головная организация по формированию Госфонда Росгидромета ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» осуществляет:

-    депозитарное хранение данных на электронных носителях, других документов, включенных в Архивный фонд Российской Федерации;

-    методическое руководство работами по формированию Госфонда Росгидромета;

-    разработку нормативных документов по формированию Госфонда Росгидромета;

-    учет состава и объема документов Госфонда Росгидромета;

-    ведение автоматизированной информационно-справочной системы сведений о составе документов Госфонда Росгидромета.

5.2.3    УГМС и/или госучреждения Росгидромета осуществляют формирование фонда:

-    данных на бумажных носителях по своей территории деятельности в соответствии с таблицами А.1 и А.2 (приложение А) и по профилю деятельности ГУ «НИУ» в соответствии с таблицей Б.1 (приложение Б);

-    страховых копий документов фонда на электронных носителях по своей территории деятельности в соответствии с таблицами А.1 и А.2 (приложение А) и по профилю деятельности ГУ «НИУ» в соответствии с таблицей Б.1 (приложение Б).

6 Комплектование Госфонда Росгидромета

6.1 Источниками комплектования Госфонда Росгидромета являются:

а)    организации Росгидромета, входящие в государственную наблюдательную сеть за состоянием окружающей среды, ее загрязнением в соответствии с РД 52.04.567;

б)    научно-исследовательские учреждения Росгидромета, по своему профилю деятельности;

в)    физические и юридические лица независимо от их организационноправовой формы, осуществляющие деятельность в области гидрометеорологии и смежных с ней областях на основании лицензии в соответствии с лицензионными условиями и положением (7];

г)    зарубежные организации, передающие информацию в области гидрометеорологии и смежных с ней областях в Росгидромет, в том числе по линии международного обмена на основании двухсторонних и многосторонних соглашений, проектов и программ.

7

РД 52.19.108-2009

6.2    Комплектование Госфонда Росгидромета осуществляют ОФД в УГМС и/или госучреждениях Росгидромета на основе плана комплектования, который ежегодно утверждается руководителем этого учреждения.

6.3    Передача документов в УГМС или госучреждения Росгидромета осуществляется в соответствии с правилами [8], регламентом [9], РД 52.19.704, лицензионными условиями и положением [7], выполнением договорных обязательств.

7 Организация Госфонда Росгидромета

7.1    Прием документов в ОФД от учреждений и организаций Росгидромета производится в соответствии с правилами Росархива [8], РД 52.19.704, регламентом [9] и настоящим положением.

7.2 Прием в ОФД документов ЕГФД с информацией общего назначения от учреждений и организаций любых форм собственности, не относящихся к Росгидромету, и физических лиц производится на безвозмездной основе в соответствии с положением [1].

7.3 Прием в ОФД документов ЕГФД со специализированной информацией от предприятий, учреждений и организаций любых форм собственности, не относящихся к Росгидромету, производится как на безвозмездной основе, так и на основе договоров на оказание услуг по хранению данных в Госфонде Росгидромета, заключенных между УГМС или госучреждением Росгидромета и этим предприятием, учреждением, организацией.

7.4    Все документы Госфонда Росгидромета, вне зависимости от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, подлежат обязательному государственному учету. Учет проводится по единицам хранения в ОФД УГМС и/или госучреждений Росгидромета в соответствии с документами Росгидромета [10], [11], регламентом [9].

7.5    По ежегодным отчетам УГМС и/или госучреждений Росгидромета ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» готовит сводный отчет в соответствии с регламентом [9]. В отчете приводятся суммарные сведения о составе и объемах документов, хранящихся в Госфонде Росгидромета по состоянию на конец года, объемах поступлений за прошедший год, условиях хранения документов, занимаемых хранилищами площадях и их техническом оснащении.

7.6    ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» раз в три года представляет сводные учетные сведения в Росархив в соответствии с приложением 5 регламента [12].

7.7    УГМС и/или госучреждения Росгидромета обеспечивают размещение и сохранность информации на бумажных, фото и электронных носителях и условия хранения документов.

Срок хранения документов Госфонда Росгидромета определяется перечнем документов Госфонда Росгидромета. Долговременное хранение документов Госфонда Росгидромета на бумажных, фото и электронных

РД 52.19.108-2009

носителях обеспечивается в специально оборудованных хранилищах и помещениях в зависимости от типа носителя.

7.8    ОФД территориальных органов и госучреждений Росгидромета хранят документы с данными наблюдений, экспедиционных работ и научных исследований, проводимых на закрепленных за ними территориях, всеми учреждениями и организациями всех форм собственности.

7.9    ОФД ГУ «НИУ» хранят документы, образовавшиеся по закрепленной сфере деятельности.

7.10    УГМС и/или госучреждения Росгидромета после исправлений, уточнений, модернизации и других разрешенных коррекций, приводящих к изменению документов Госфонда Росгидромета, подлежащих хранению в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД», обязаны направить новую версию на хранение в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД».

7.11    ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» осуществляет хранение документов:

-    с данными наблюдений и результатов научных исследований в области гидрометеорологии и смежных с ней областях на электронных носителях, образовавшихся в результате деятельности УГМС и госучреждений Росгидромета и других государственных и негосударственных организаций по территории России, бывшего СССР и зарубежным территориям;

-    с данными наблюдений на других носителях.

8. Доступ к документам Госфонда Росгидромета

8.1    Документы Госфонда доступны для использования с момента их поступления на хранение.

8.2    Информационное обеспечение организаций Росгидромета и органов государственной власти регулируются федеральным законом [2], постановлением [13], положением [14], документом Росгидромета [15] и РД 52.19.698.

8.3    Предоставление и распространение информации о состоянии окружающей среды, ее загрязнении в соответствии с постановлением [13] осуществляется:

- без использования автоматизированных средств (получение из архивов документов, копий документов, выписок из документов и т.п.);

-    с использованием автоматизированных средств;

- с использованием средств удаленного доступа, в том числе Интернета.

8.4    Документы Госфонда Росгидромета предоставляются пользователям по их запросу в читальных залах или в виде копий документов.

8.5    Пользователями документов Госфонда Росгидромета могут быть:

-    граждане, правительственные и неправительственные организации, а также предприятия, учреждения и организации всех форм собственности Российской Федерации;

9

РД 52.19.108-2009

- граждане, правительственные и неправительственные организации иностранных государств.

8.6    Использование документов осуществляется в соответствии с федеральными законами [3], [5] и правилами [16].

8.7    В соответствии с постановлением [13] и порядком [17] информация общего назначения в области гидрометеорологии и мониторинга загрязнения окружающей среды предоставляется бесплатно органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, органам единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Взаимодействие территориальных органов и госучреждений Росгидромета с региональными и территориальными органами МЧС России осуществляется на основе «Соглашения о взаимодействии МЧС России и Росгидромета».

Информационное взаимодействие между УГМС и госучреждениями Росгидромета, не предусмотренное РД 52.19.704 или Заданием Росгидромета на выполнение работ и оказание государственных услуг в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, мониторинга окружающей среды, ее загрязнения (ежегодно утверждается приказом Руководителя Росгидромета на текущий год), осуществляется, как правило, на договорной основе, в том числе и безвозмездно.

Другим пользователям информация общего назначения в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей природной среды предоставляется за плату в размерах, возмещающих расходы на ее подготовку, копирование и передачу по информационнотелекоммуникационным сетям, включая сеть Интернет, и сетям почтовой связи.

8.8    Пользователи несут ответственность    за правильность

использования документов Госфонда Росгидромета в соответствии с кодексом [6] и постановлением [13].

10

Приложение А

(справочное)

Список УГМС и госучреждений Росгидромета, осуществляющих формирование Госфонда Росгидромета по территории своей деятельности

РД 52.19.108-2009

Содержание

1    Область применения......................................................................1

2    Нормативные ссылки......................................................................1

3    Термины, определения и сокращения.................................................1

4    Общие положения..........................................................................5

5    Управление Госфондом Росгидромета...............................................6

5.1    Состав Госфонда Росгидромета...................................................6

5.2    Организационная структура Госфонда Росгидромета........................7

6    Комплектование Госфонда Росгидромета............................................7

7    Организация Госфонда Росгидромета.................................................8

8    Доступ к документам Г осфонда Росгидромета.....................................9

Приложение А (справочное) Список УГМС и госучреждений Росгидромета, осуществляющих формирование Госфонда Росгидромета по территории своей деятельности...............................11

Приложение Б (справочное) Список научно-исследовательских учреждений Росгидромета, осуществляющих формирование Госфонда

III

Введение

Правительство Российской Федерации положением [1] определило, что Единый государственный фонд данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (ЕГФД) представляет собой упорядоченную, постоянно пополняемую совокупность документированной информации о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, получаемой в результате деятельности Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет), других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, физических и юридических лиц независимо от их организационно-правовой формы в области гидрометеорологии и смежных с ней областях (метеорологии, климатологии, агрометеорологии, гидрологии, океанологии, гелиогеофизики), мониторинга состояния окружающей среды, ее загрязнения (далее - участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях).

В пункте 3 статьи 15 «Единый государственный фонд данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении» федерального закона [2] определено, что хранение включенной в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документированной информации о состоянии окружающей среды, ее загрязнении осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» [3].

IV

РУКОВОДЯ Щ11Й ДОКУ М ЕНТ

ПОЛОЖЕНИЕ О ФОРМИРОВАНИИ АРХИВНОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

Дата введения - 2009-10-01

1    Область применения

Настоящее    положение    определяет    порядок управления,

комплектования, организацию архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (далее - Госфонд Росгидромета) и доступ к его документам.

Настоящее    положение    распространяется    на государственные

учреждения Росгидромета, ведущие наблюдения, экспедиционные и изыскательские работы, исследования и обеспечивающие сохранность документов о состоянии окружающей среды и ее загрязнении.

2    Нормативные ссылки

В настоящем положении использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация

РД 52.04.567-2003 Положение о государственной наблюдательной сети

РД 52.19.698-2008 Положение об информационных ресурсах о состоянии окружающей среды, её загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.704-2008 Краткие схемы обработки гидрометеорологической информации

3    Термины, определення и сокращения

3.1    В настоящем положении применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1    архивный документ:    Материальный носитель с

зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу

I

РД 52.19.108-2009

значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства [3].

3.1.2 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой [3].

3.1.3 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [3).

3.1.4 бумажные носители информации:    Бумажные книжки наблюдений, таблицы, картографический материал и т. п. (с учетом РД 52.19.698).

3.1.5    государственная наблюдательная сеть: Наблюдательная сеть федерального органа исполнительной власти в области гидрометеорологии и смежных с ней областях (РД 52.04.567).

3.1.6 депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации:    Хранение    документов    Архивного фонда

Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти [3].

II р и м е ч а м и е - В соответствии с перечнем [4] такое право предоставлено ГУ

«вниигми-мцд»

3.1.7 _

документ постоянного хранения:    Документ,    для    которого    в

соответствии с нормативными и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

[ГОСТ Р 51 141-98, статья 112]_

3.1.8    документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению [3].

3.1.9    документ Г'осфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета.

3.1.10    документ Единою государственного фонда данных о состоянии окружающей среда, ее загрязнения (документ ЕГФД): Зафиксированные на материальном носителе сведения (данные) об окружающей среде, се загрязнении (с учетом положения [ 1 ]).

3.1.11    доступ к информации: Возможность получения информации и её использования [5].

РД 52.19.108-2009

3.1.12    информация общего назначения: Полученная и обработанная в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, предоставляемая пользователям (потребителям) бесплатно информация о фактическом и прогнозируемом состоянии окружающей среды, ее загрязнении [2].

3.1.13    комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.12).

3.1.14    мониторинг окружающей среды, ее загрязнения: Долгосрочные наблюдения за состоянием окружающей среды, ее загрязнением и происходящими в ней природными явлениями, а также оценка и прогноз состояния окружающей среды, ее загрязнения [2].

3.1.15

3.1.18    перечень документов Госфонда Росгидромета: Нормативный документ, определяющий виды документов, сроки и место хранения документов Госфонда Росгидромета.

3.1.19    предоставление информации: Действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц [5].

3.1.20    распространение информации: Действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц [5].

3.1.21    режимно-справочные издания: Издания, подготовленные в государственных учреждениях Росгидромета в рамках ведомственного заказа, научных программ, других плановых работ и содержащие обобщенную информацию (по профилю своей деятельности) о состоянии окружающей среды, ее загрязнении.

3.1.22    специализированная информация: Информация, которая предоставляется по заказу пользователя (потребителя) и за счет его средств [2].

3.1.23    управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.11).

3

3.1.27    экспертная комиссии Госфонда Росгидромета (ЭК Госфонда Росгидромета): Группа специалистов, назначенная приказом руководителя территориального органа или государственного учреждения Росгидромета, наделенная полномочиями в соответствии с положением об ЭК Госфонда Росгидромета.

3.1.28    экспертно-проверочная комиссии Госфонда Росгидромета (ЭПК Госфонда Росгидромета): Методический центр из специалистов ГУ «ВНИИГМИ-МЦД», наделенный полномочиями для рассмотрения и решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и практических вопросов его формирования.

3.1.29    экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [3].

3.1.30    электронные носители информации:    Носители,

ориентированные на обработку средствами вычислительной техники (магнитные ленты, оптические диски, CD-диски, DVD-диски, магнитоленточные картриджи и т.п.) (с учетом РД 52.19.698).

3.2 В настоящем положении приняты следующие сокращения:

Госучреждения Росгидромета - государственные учреждения, подведомственные Росгидромету: ГУ «УГМС», ФГУ «УГМС», ГУ «ЦГМС-РСМЦ», ГУ «ЦГМС-Р», ФГУ «ЦГМС», ГУ «НИУ»;

ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» - Государственное учреждение «Всероссийский    научно-исследовательский    институт

гидрометеорологической информации - Мировой центр данных»;

ГУ «НИУ» - Государственное учреждение «Научно-исследовательское учреждение»;

ГУ «УГМС» - Государственное учреждение «Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды»;

4

РД 52.19.108-2009

ГУ «ЦГМС-Р» - Государственное учреждение «Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями»;

ГУ «ЦГМС-РСМЦ» - Государственное учреждение «Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Всемирной службы погоды»;

ИСЗ - искусственный спутник Земли;

МЧС - Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

НИР - научно-исследовательская работа;

НИС - научно-исследовательское судно;

Росархив - Федеральное архивное агентство;

РЦ - региональный центр;

УГМС (территориальный орган) - межрегиональное территориальное управление Росгидромета, осуществляющее свою деятельность на территории нескольких субъектов Российской Федерации;

ФГУ «УГМС» - Федеральное государственное учреждение «Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды»;

ФГУ «ЦГМС» - Федеральное государственное учреждение «Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды».

4 Общие положения

4.1    В соответствии с положением [1] участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях осуществляют накопление и хранение информации о состоянии окружающей среды, её загрязнении в целях обеспечения такой информацией отраслей экономики. Вооруженных сил Российской Федерации и населения страны. В Росгидромете эту функцию выполняют территориальные органы и госучреждения Росгидромета.

4.2    Документы ЕГФД, в основном, образуются в сетевых наблюдательных организациях Росгидромета. Сбор документов сетевых наблюдательных организаций происходит в соответствии с РД 52.19.704, регламентирующим сроки сбора и обработки документов ЕГФД. С наблюдательной сети документы ЕГФД поступают в ГУ «ЦГМС», ФГУ «ЦГМС» и/или ГУ «УГМС», ФГУ « УГМС» откуда скомплектованные и подготовленные для хранения передаются в ГУ «ВНИИГМИ-МЦД» и/или ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета. Документы ЕГФД других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, переданные в учреждения Росгидромета, также включаются в Госфонд Росгидромета.

4.3    Для работы с документами ЕГФД и сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в ОФД территориальных органов

5

РД 52.19.108-2009

или госучреждений Росгидромета формируется Госфонд Росгидромета, который обеспечивает долговременное (в том числе и депозитарное с учетом [4]) хранение данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении и доступ к ним.

4.4    Документы Госфонда Росгидромета, независимо от времени и места создания, техники и способа закрепления информации подлежат хранению в ОФД территориальных органов или госучреждений Росгидромета.

4.5    Оригиналы документов Госфонда Росгидромета не могут быть объектом продажи или иных сделок, противоречащих законам Российской Федерации.

4.6    Должностные лица и граждане, совершившие своими действиями или допустившие бездействием создание условий, повлекших за собой хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов Госфонда Росгидромета, несут ответственность в соответствии с кодексом

и.

4.7    На некоторые категории документов создаются страховые копии этих документов. Порядок отнесения документов к этой категории определяется ЭПК Госфонда Росгидромета.

5 Управление Госфондом Росгидромета

5.1    Состав Госфонда Росгидромета

5.1.1    Госфонд Росгидромета составляют документы, полученные на пунктах государственной наблюдательной сети, других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях по следующим видам информации согласно РД 52.04.567:

-    метеорология;

-    агрометеорология;

-    аэрология;

-    гидрология;

-    океанология;

-    гелиогеофизика;

-    загрязнение окружающей среды, в том числе ионосферы и околоземного пространства.

5.1.2    В состав Госфонда Росгидромета входят документы на различных носителях информации:

-    на бумажных носителях;

-    на фотоносителях;

-    на электронных носителях.

5.1.3    Состав документов по каждому виду информации и виду носителя определяется перечнем документов Госфонда Росгидромета и РД 52.19.704.

5.1.4    Отнесение документов к составу Госфонда Росгидромета производится на основе экспертизы ценности документов и заключения ЭК и ЭПК Госфонда Росгидромета.

6