МЕТОДИЧЕСКИЕ

УКАЗАНИЯ

по оснащению

проектных

организаций

средствами

оформления,

размножения,

хранения и поиска

проектной

документации

УДИ Ой 1.925 (083.75)

Госстрой СССР одобрил мероприятия, направленные на техническое перевооружение проектных организаций с целью внедрения разработанной институтами ИНИПИАСС и Киевским Промстройпроектом системы оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации.

В настоящей работе приведены основные положения этой системы, базирующиеся на микрофильмировании, электрофотографии, перфотехнике, и даны рекомендации, которые позволят проектным организациям самостоятельно выбрать оптимальный вариант системы, эффективной в условиях деятельности данной организации, т.е. определить рациональную для них технологию оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации и необходимое техническое оснащение.

'Методические указания по оснащению проектных организаций средствами оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации' разработаны институтом ЦНИПИАСС (бывш. Гипротис) и утьерждены Отделом типового проектирования и организации проектно-изыскательских работ Госстроя СССР.

Работу выполнили:

Н.А.ГРИГОРЬЕВА, Г.Ф.ИВАНОВА, Я.Л.КАРП, Н.Ф.ШАРАПОВ, В.И.ШЕВЕЛЕВА

тно-эксперименталъный пелъстве (ЦНИПИАСС)

Вместо аппарата ЭП-22РМ для изготовления подлинников используется аппарат типа ЭРА-2. Основой для получения электрофотографических подлинников служит калька бумажная натуральная.

Для просмотра и изготовления копий с микрофильмов используются аппараты АЧК и 'Микрофот'.

2.2. Работа "Системы" в проектной организации группы II (среднегодовой выпуск - 10 тыс. листов формата 24)

Исходными данными для рассматриваемого варианта 'Системы' являются:

-    годовой выпуск одним списочным работником оригиналов, приведенных к формату 24, - 25 листов;

-    количество повторно размножаемых чертежей - 2,5 тыс. листов формата 24 в год.

-    средний тираж размножения - 15 экземпляров.

Функциональные связи между отдельными элементами 'Системы' представлены на рис.З.

Вариант 'Системы' построен на применении свето- и электрофотографических методов копирования и размножения проектной документации на базе использования ротационных электрофотографических аппаратов и светокопировальных аппаратов.

Основные элементы данного варианта 'Система' базируются на следующих положениях:

-    выполнение оригиналов чертежей на прозрачных и непрозрачных материалах;

-    изготовление подлинников чертежей, выполненных на непрозрачных материалах на ротационных электрофотографических машинах;

-    размножение проектной документации методом диазокопирования на светокопировальных аппаратах;

-    использование подлинников документации, по которой осуществляется строительство, в качестве средства информации.

Оригиналы, выполненные на чертежных прозрачных бумагах, используются в качестве подлинников. С оригиналов, выполненных на материалах с непрозрачной основой (например, на бумаге типа 'ватман'), подлинники изготавливаются на аппарате ЭР-820Р. После заверения подлинников подписями должностных лиц, ответственных за выпуск чертежей, оригиналы уничтожаются, а подлинники поступают на размножение.

Размножение как вновь разработанной документации, так и чертежей повторного применения производится на светокопировальном аппарате и электрофотографическом ротационном аппарате ЭР-620Р. Копии отправляются на комплектовку и рассылку.

После размножения подлинники поступают в технический архив, где хранятся сфальцованными в папках в диагональных шкафах.

Фонд микрофильмов длительного хранения для документации, по которой закончено строительство, создается в сроки, определяемые экспертно-проверочной комиссией. Микрофильмирование производится в кустовых микрофотолабораториях или в микрофотолабораториях организаций.

Для использования микрофильмов читальный зал оборудуется читальными аппаратами с экраном размером 42x60 см. и читальнокопировальным аппаратом с получением копии на электрофотобумаге. С этой целью может использоваться и аппарат ЭП-22РМ. Порядок образования, хранения и использования фонда микрофильмов длительного хранения аналогичен изложенному в разделе 2.1.

Текстовая проектная документация размножается с машинописного экземпляра на ротационном электрофотографическом аппарате ЭР-210К и хранится в диагональных шкафах.

При работе 'Системы* в проектной организации группы П на выпускаемых оборудовании и материалах используется ротационный электрофотографический аппарат ЭР-620К, основное назначение которого - изготовление подлинников на бумажной натуральной кальке. Размножение производится на светокопировальном аппарате СКС 1000-350 и частично на аппарате ЭР-620К. Для чтения микрофильмов или получения единичных увеличенных копий с них в читальных залах при архивах устанавливаются читально-копировальный аппарат АЧК и читальный аппарат 'Микрофот'.

2.3. Работа "Системы" в проентной организации группы III (среднегодовой выпусн - 15 тыс. листов формата 24)

Исходными данными для рассматриваемого варианта 'Системы* являются:

-    годовой выпуск одним списочным работником оригиналов, приведенных к формату 24, - 25 листов;

-    количество повторно размножаемых чертежей - 4,0 тыс. листов формата 24 в год.

-    средний тираж размножения - 15 экземпляров.

9

Функциональные связи между отдельными элементами 'Системы* представлены на рис.4.

Основные элементы данного варианта 'Системы' базируются на следующих положениях:

-    выполнение основного объема оригиналов чертежей на непрозрачных материалах;

-    комплексное использование микрофильмов в качестве средства размножения, хранения и информации.

-    изготовление подлинников с оригиналов на ротационных электрофотографических машинах.

Оригиналы из производственного отдела передаются на микрофильмирование. Микрофильмы после обработки монтируются в апертурные карты, которые затем передаются для изготовления подлинников и копий на аппаратах ЭР-ЗООМ и ЭР-620М. С выпуском аппаратов типа 'камера-процессор', предназначенных для микрофильмирования проектной документации на апертурные карты со светочувствительной микратной пленкой и производящих полную химико-фотографическую обработку апертурных карт, операция монтажа микрокадров в апертурные карты отпадет.

После изготовления подлинников, их проверки и заверения подписями лиц, ответственных за выпуск чертежей, оригиналы уничтожаются. Копии с аппаратов ЭР-620М и ЭР-ЗООМ поступают на комплектовку и отправку. Апертурные карты и подлинники передаются на хранение в архив.

Подлинники хранятся развернутыми в секционных шкафах Ш-36. С подлинников, в которые вносятся изменения, вновь изготавливаются микрокопии (в апертурных картах), а затем необходимое количество копий. После внесения изменений в подлинник в соответствующей апертурной карте делается отметка. Вопросы дальнейшего хранения апертурных карт с измененных чертежей (остается ли карта в данном массиве или переносится в специально создаваемый массив аннулированных апертурных карт) институтом решаются самостоятельно.

Размножение по запросам, поступающим в архив, производится только с апертурных карт. Апертурные карты с вновь разработанной документацией составляют рабочий фонд и хранятся в ящиках механизированной картотеки МК, которая устанавливается в рабочем помещении технического архива.

Запрос на апертурную карту поступает через перфокартотеку 'Паспорта проектов' или 'Регистрация чертежей'. При частых запросах в читальных залах во избежание повреждения или утери карты необходимо выдавать заказчику ее дубликат, изготовленный на микратных диазопленках (диазодубликат). Для этих целей

10

1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В соответствии с ГОСТ 2.102-68 "Виды и комплектность конструкторских документов" приняты следующие наименования проектных документов в зависимости от способа их выполнения и характера использования:

Оригиналы - документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников. Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные но любом материале, позволяющем многократное! воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, фотокопию или экземпляр образца, изданного типографским способом, оформленные заверительными подлинными установленными подписями лиц, ответственных за выпуск документа. Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий.

Копии - документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенные для непосредственного использования при разработке: в производстве, эксплуатации и ремонте изделий.

Основными положениями системы оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации¹являются:

- бескалькировочное оформление проектной документации² (выполнение и оформление чертежей может осуществляться на бумажной и пленочной основе);

-    сокращение объема графических работ, которое обеспечивается применением чертежных заготовок, аппликаций, метода плоскостного макетирования³ ;

-    применение электрофотографического оборудования для изготовления подлинников и размножения проектной документации;

-    хранение в технических архивах до окончания строительства объекта подлинников рабочих чертежей, в которые при необходимости вносятся изменения;

-    микрофильмирование подлинников рабочих чертежей после окончания строительства объекта, т.е. создание фонда микрофильмов длительного хранения⁴;

-    передача подлинников рабочих чертежей, по которым закончено строительство, архиву построенного объекта, а подлинников проектной документации, представляющей научно-историческую ценность, -Государственному архиву научно-технической документации;

-    комплексное использование в проектных организациях с годовым объемом выпускаемой документации свыше 10 тыс. оригиналов, приведенных к формату 24 (А1), микрофильма в качестве средства размножения, хранения и информации;

-    многоаспектный поиск ранее выполненной проектной документации с помощью перфокартотек⁵;

-    организация учета проектной документации, поступающей на хранение в архив, с помощью перфокартотекн⁶;

-    хранение в технических архивах проектных организаций первых экземпляров текстовой части проектной документации, изготовленных машинописным способом;

-    применение ротационных электрофотографических машин при повторном размножении текстовой документации, а также при необходимости получить количество копий, превышающее одну закладку пишущей машинки (более 5 экземпляров);

-    организация кустовых лабораторий микрофильмирования для обслуживания проектных организаций с годовым выпуском до 10 тыс. оригиналов, приведенных к формату 24, или проектных организаций, расположенных в одном здании;

-    техническое оснащение проектных организаций каждой группы, обеспечивающее выпуск проектной документации с учетом "пиковых " загрузок.

Проектные организации в зависимости от количества выпускаемой проектной документации разделяются на следующие четыре группы;

Для каждой группы проектных организаций разработаны схемы системы оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации. Выбор оптимальной схемы осуществляется с учетом нормативного срока окупаемости в зависимости от количества выпускаемой документации и удельного объема применяемых бес-кал ькировочных методов (рис.1).

Если в соответствии с графиком на рис.1 эффективно внедрение различных вариантов "Системы", рекомендуется выбирать вариант, основанный на комплексном использовании микрофильма как средства размножения, хранения и информации. Это объясняется тем, что такое использование микрофильма позволит:

- организовать оперативную информацию проектировщиков о разработанных проектах, хранящихся в своем архиве, а также в архивах других организаций;

3

-    сократить время проектирования и улучшить качество проектной документации за счет применения апробированных решений;

-    автоматизировать процесс размножения проектной документации.

Экономическая эффективность внедрения "Системы⁷' для каждой организации характеризуется следующими показателями⁷:

В связи с отсутствием в настоящее время полного комплекта технических средств для внедрения "Системы" разработаны дублирующие схемы, базирующиеся на использовании оборудования, выпускаемого в настоящее время.

Нормы расхода материалов при функционировании "Системы" по дублирующим схемам, а также размер площадей, необходимых для размещения технологического оборудования, определяются в соответствии с "Технологическими нормами по организации копировально-множительных служб" (М., Гипротис, 1969).

Условные обозначения:

--80% объома проектной документации

выпускается боскалькмровочными методами:

---- 00% объема проокгной документации

выпускается бескалькировочными методами;

---—    30% объема проокгной документации

выпускается бескалькировочными методами;

1.11.Ш,!У - варианты системы.

2. ВАРИАНТЫ СИСТЕМЫ ОФОРМЛЕНИЯ, РАЗМНОЖЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ С РАЗЛИЧНЫМИ ОБЪЕМАМИ ВЫПУСКАЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Работа "Системы" в проектной организации группы I (среднегодовой выпуск - 4 тыс. листов формата 24)

Исходными данными для рассматриваемого варианта "Системы^-' являются:

-    годовой выпуск одним списочным работником оригиналов, приведенных к формату 24, - 20 листов;

-    количество повторно размножаемых чертежей - 1,0 тыс. листов формата 24 в год;

-    средний тираж размножения - 10 экземпляров.

Функциональные связи между отдельными элементами "Системы" представлены на рис.2.

Основные элементы данного варианта "Системы" базируются на следующих положениях:

-    выполнение оригиналов чертежей, превышающих формат 22, на чертежных прозрачных материалах;

-    использование плоскостного электрофотографического аппарата для изготовления подлинников чертежей до формата 22, выполненных на непрозрачных материалах (например, на бумаге типа "ватман") ;

-    размножение проектной документации методом диазокопирования на светокопировальных аппаратах;

-    использование подлинников документации, по которой осуществляется строительство, в качестве средства информации.

При разработке данной схемы учтены особенности работы небольших организаций. Для изготовления подлинников используются электрофотографические методы копирования на аппарате ЭП-22РМ. Возможно изготовление на аппарате ЭП-22РМ уменьшенных в 0,7 раза (до формата 22) подлинников на прозрачной основе с оригиналов до формата 24.

Чертежи высокой насыщенности и чертежи, требующие при воспроизведении соблюдения точных размеров, копируются тушью на бумажной натуральной кальке.

Подлинники (тушевые или изготовленные электрофотографическим способом) и соответствующие им оригиналы возвращаются в производственный отдел, проверяются и заверяются подписями лип, ответственных за выпуск чертежа. После этого оригиналы, выполненные на непрозрачном материале, уничтожаются, а подлинники поступают на размножение.

Размножение всех видов подлинников производится методом светокопирования. После размножения подлинники передаются в технический архив на хранение, а копии - на комплектовку и отправку.

Подлинники хранятся в архиве сфальцованными в папках в диагональных шкафах.

В соответствии с основными положениями системы (раздел 1), по решению экспертно-проверочной комиссии института создается фонд микрофильмов длительного хранения, образуемый путем микрофильмирования подлинников рабочих чертежей, по которым закончено строительство. Микрофильмирование осуществляется в кустовых лабораториях.

После микрофильмирования подлинники передаются в архив построенных объектов чли в центральные государственные архивы. Микрофильмы хранятся в специальных шкафах с искусственным климатом. Для работы проектировщикам в читальный зал выдаются, как правило, подлинники или микрофильмы.

Микрофильмы просматриваются в читальных аппаратах. При необходимости с микрофильмов могут готовиться увеличенные единичные копии на читально-копировальных аппаратах или аппарате ЭП-22РМ.

При частых запросах микрофильмы должны дублироваться путем изготовления копий на диазодубликаторах.

Запрос в архив поступает через перфокартотеки регистрации чертежей, паспортов микрофильмов или перфокартотеки, отражающие содержание проектов (например, паспорта проектов и др.). При выдаче подлинника из архива в качестве страхового экземпляра остается копия.

Текстовая проектная документация размножается на ротационном электрофотографическом аппарате ЭР-210КЛ и хранится в диагональных шкафах.

При работе 'Системы' в проектной организации группы 1 на выпускаемых материалах и оборудовании порядок прохождения документации, изготовление оригиналов и подлинников, уничтожение оригиналов, размножение, создание фонда микрофильмов длительного хранения аналогичны описанным выше.

1

В дальнейшем именуется "Система".

2

Применение бескалъкировочных методов выполнения и размножения проектно-конструкторской документации, Гипротис, 1963. Инструкция по изготовлению чертежей на пленочной основе. Гипротис, 1969.

I

3

Система фото моде льно-магнитно го поэлементного плоскостною макетирования, Гипротис, Госхимпроект, 1967.

Рекомендации по применению современных средств репрографии при разработке проектно-сметной документации. ЦНИПИАСС, 1972.

4

Инструкция по хранению, поиску и размножению проектной документа-иии на основе микрофильмирования. Гипротис, 1966.

5

Инструкция по хранению, поиску и размножению проектной документации на основе микрофильмирования. Гипротис, 1966. Эксплуатация картотеки на картах с двухрядной краевой перфорацией формата К5 "Проекты, разработанные институтом". Картотека "Инженерные сооружения и конструкции". Киевский Промстройпроект, 1968.

Методическое пособие и рубрикатор к перфокартотеке ".Проекты, разработанные институтом". Госхимпроект, 1968.

Создание единой системы постоянной информации по проектированию объектов промышленного строительства с применением механизированного поиска и обработки паспортов проектов, выполненных на перфокартах с краевой перфорацией. ЦНИИПпромзданий, 1968.

6

Картотека "Регистрация архивных материалов, выпущенных ГПИ Киевский Промстройпроект". Киевский ПСП, 1969.

2

7

Подробный расчет технико-экономических показателей приведен в работе Гипротиса и Киевскою Промстройпроекта "Автоматизированная система оформления, размножения, хранения и поиска проектной документации в проектных организациях" (серия 10-151), Гипротис, 1968,

4