УДК 69.003.-65.014.011.56(075.8)
Одобрено Редакционным советом ЦНИИпроекта от 24.05.88 г.
Методика предназначена для использования разработчиком на первой стадии создания автоматизированных систем управления "Исследование и обоснование создания автоматизированной системы4'. Методика использовалась при обследовании ряда организаций, в том числе отдела капитального строительства и реконструкции Государственного агропромышленного комитета СССР.
Авторы: канд.техн.наук Борисова М.Н., канд.экон.наук Скворцова Р.А.
Центральный научно-исследовательский и проектно-экспериментальный институт по методологии, организации, экономике и автоматизации проектирования и инженерных изысканий (ЦНИИпроект) Госстрой СССР. 1988
Органиэаци «-исполнитель
Руководитель разработки, цолжность_
Приложение 2
УТВЕРЖДАЮ
Ответственный со стороны заказчика за проведение предпроектного обследования в организации
Поцпись_ Ф.И.О.
Дата_
ПЛАН
проведения предпроектного обследования
Ответственный исполнитель должность___
Подпись _Ф.И.О.
Дата_
|
Наименование работы |
Исполнители |
Сроки |
Примечание |
|
от заказчика |
от разработчика |
начало |
окон
чание |
|
1. Разработка программы пред-проектного обследования от-аела |
|
Ф.И.О. |
|
|
|
|
2. Согласование программы обследования |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
|
3. Подготовка и подписание приказа о проведении обследования |
а» |
т |
|
|
|
|
4. Проведение обследования
i
1 |
Начальники отделов, сотрудники |
Сотрудники
отдела |
|
|
Результат -заполненные формы |
|
4. 1. Сбор данных .>б организационной структуре и описание ее |
Начальники
отделов |
Ф.И.О. |
|
|
Структура и описание организации |
|
4.2. Заполнение функциональной матрицы |
Сотрудники
отделов |
Сотрудники
отдела |
|
|
|
|
4.3. Заполнение информационных таблиц |
* |
«г |
|
|
|
|
Наименование работы |
Исполнители |
Сроки |
|
|
от заказчика |
от разработчика |
начало |
окон
чание |
1 фимечание |
|
4.4. Описание документов
4.5. Описание содержания цоку-кумоитов |
Сотрудники
отделов
т |
Сотрудники
отдела |
|
|
|
|
5. Нормализация инвестиционного процесса |
Ф.И.О. |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
5.1. Разработка нормалей по отделам |
|
Сотрудники
отдела |
|
|
Нормали по отделам и инвестиционному процессу |
|
5.2. Корректировка нормалей по отделам |
Начальники
отделов |
|
|
|
|
|
5.3. Утверждение нормалей по отделам |
* |
|
|
|
|
|
5.4. Разработка нормали инвестиционного процесса |
Ф.И.О. |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
5.5. Корректировка и утверждение единой нормали |
» |
•* |
|
|
|
|
6. Анализ существующего документооборота |
Сотрудники
отделов |
Сотрудники
отдела |
|
|
|
|
Наименование работы |
Исполнители |
Сроки |
Примечание |
|
от заказчика |
от разработчика |
начало |
окон
чание |
|
7. Разработка обоснования на создание АСУ |
Начальники
отделов |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
7.1. Выбор состава процессов, поолежащих автоматизации |
0 |
0 |
|
|
|
|
7.2. Согласование состави процессов, подлежащих автоматизации |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
|
7.3. Предварительный выбор состава функций системы |
Начальники
отделов |
Сотрудника
отдела |
|
|
|
|
7.4. Согласованно выбранного состава функций системы |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
|
8. Разработка ТЭО на АСУ |
|
Ф.И.О. |
|
|
|
|
9. Согласование ТЭО |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
|
1 0. Представление ТЭО заказчику |
|
Ф.И.О. |
|
|
|
ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ТАБЛИЦА
|
Подразделения |
Обобщен кая функция (комплекс задач) |
Функция (элалча) |
Ответственный
ИСПОЛНИ ТОЛЬ |
Примачанио |
|
Сектор специальных И монтажных работ |
Определенно и согласование с другими организациями oCl-OMOO ИЗГ0Т0ВЛ01МЯ стром-тель::ых металлоконструкций аля Госагронромл СССР |
Формирование сводного плана на изготовление мо-талличоскнх конструкций оля Росагронроми СССР (но Diignu конструкций) |
|
|
|
|
|
формирование сводного плана на изготовление и постовку ЛЛЮММННОВЫХ
полое |
|
|
|
|
|
формирование сводного плана на изготовление и поставку стальных плно-ЛОЙ |
|
|
Начальник отдела Разработал
|
ИНФОРМАЦИОННАЯ ТАБЛИЦА |
|
Наименование
функции
(задачи) |
Информация,
необходимой для решения задачя ( документы ) |
Ист О*НИКИ
исходной информации |
Документ, получаемый в результате решения задачи |
Исполнители документа |
Срок исполнения задачи |
Потребители
документа |
Приме
чание |
|
1. ФОрМИрОВаИКО сводиего плана на изготовление и поставку металлических конструкций ГАГ1 СССР (по видом конструкций) |
Объектны о заявки от ГАПое союзных республик и организаций союзного подчинения
Лимиты на поставку конструкций |
ГА Им союзах республик
Организация союзного подчинении
Госплан СССР |
Сводная ведомость Сводный план
Откорректированные заявки |
Ф.Н.О. |
январь
март
до 15 апреля |
Руководство ОКСнР ГАП СССР, ГАПы союзных республик
Миимокт як-спеистрой СССР, В/О
■'Союэлром-
геллица' |
|
|
|
|
|
Сводная ведомость |
|
до 10 мая |
Госстрой СССР, Госплан СССР |
|
|
2. Формирование сводного плана |
Объоктиыо заявки от ГА Лов союзных |
ГАПы ссюзшдх республик |
Сводили ведомость |
Ф.И.О. |
январь |
Руководство ОКСнР ГАП СССР, ГАПы СОЮЭ1В4Х республик |
|
|
но изготовление и поставку алюминиевых uwoft |
республик и организаций союзного подчинении |
Организации союзного подчини ИИ И |
Сводный план |
|
март |
|
|
|
Лимиты не поставку алюминиевых
полое |
Госплан СССР |
Откорректированные заявки
Сводная ведомость |
|
до 15 апрели до 10 мая |
Рижский завод
Госплан СССР,
Госстрой
СССР |
|
|
Ру ков сайт с ль сеггорл постись Ф.И.О.
Ш1
Организация-составитель, должность
Припожвнив 6
|
Виз документа |
Вхоцной |
Промежуточный |
Выходкой |
|
0
1 о
*;
§
г>
|
С |
составления |
|
|
|
|
назначения |
|
|
|
|
примечания |
|
|
|
|
Форма доку-мента |
Утверждена |
|
Произвольная |
|
Кем |
Когда |
Сроки |
|
|
Перяодних. |
|
|
Способ |
|
|
|
Иэготов- |
ручной полностью |
|
|
|
ленио |
ручной на бланке |
|
|
|
|
машинописный полностью |
|
|
|
|
машинописный на бланке |
|
|
|
|
табуляграмма |
|
|
|
Количество |
миним.. среднее, макс. |
Распределение эхзомл. |
|
в периоде |
|
|
|
Объем кнфор-машш, Кбайт |
На одном листе |
В документе |
Кол-во листов |
|
мин. |
среди. |
макс. |
мин. |
среди. |
макс. |
мин. |
среди. |
махе. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Признаки
сортнровхи |
|
|
Формирование итоговых сумм |
|
|
Нетипичные примеры к ситуации |
|
|
Хранение
документа |
период |
способ |
место |
|
|
|
|
|
ОПИСАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ДОКУМЕНТА |
|
Наименование документа |
Код ' |
|
!
»_ |
1
1 |
|
|
V
п/п |
Наименование реквизита |
Источник |
Шаблон |
Диапазон |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
S |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
|
|
|
|
|
|
»
» |
|
|
|
|
|
|
i
# |
|
|
|
|
|
|
j |
|
|
|
|
|
|
t
j |
|
|
|
|
|
|
I |
|
|
|
|
|
|
1
1 |
|
|
|
|
|
|
I |
|
|
|
|
|
|
j |
|
Ф.И.О. |
Подпись |
?
Дата 1 |
|
|
|
1
1 |
СОДЕРЖАНИЕ
1. Цель и этапы обследования................. 2
2. Распределение работ между заказчиком и разработчиком ............................. 2
3. Перечень работ, выполняемых на этапе обследования . . 2
4. Последовательность выполнения работ ........... 3
5. Методика сбора и анализа информации........... 4
Приложения............................ 8
Литература............................17
Литература
1. ГОСТ 24.601-86. Автоматизированные системы. Стации создания. М.: Издательство стандартов, 1 986.
2. ГОСТ 24.202-80 *. Система технической документации на АСУ. Требования к содержанию документа "Технико-экономическое обоснование создания АСУ". М.: Издательство стандартов, 1986.
3. Козлова О.В., Овсянников О.А., Разу М.Л. Регламент в управлении производством. - М.: МИУ им. С.Орджоникидзе, 1982.
4. Козлова О.В., Кузнецов В.С., Овсянников О.А., Разу М.Л. Комплексная система регламентного управления. - М.: МИУ им. С.Орджоникицзе, 1983.
МЕТОДИКА ОБСЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ СТРОИТЕЛЬНОЮ КОМПЛЕКСА ПРИ СОЗДАНИИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
Редактор Назарова Е.Я.
Художник Пальмина Н.Г.
Корректор Блажкова А.К.
Л-75532. Подписано к печати 29.06.88 г. Формат 60x84/16. Объем 1,25 печ.л. Зак.545 Тир. 1000. Цена 85 коп.
ЦНИИпроект
117393, ГСП-7, Москва, ул.Архитектора Власова, 51 .
1. ЦЕЛЬ И ЭТАПЫ ОБСЛЕДОВАНИЯ
Целью проведения обследования является описание и анализ про-цесссов управления и информационных потоков данных для определения необходимости и возможности создания автоматизированной системы управления предприятия или организации.
Обследование проводится в два этапа:
собственно обследование: сбор информации о процессах управления;
анализ материалов обследования и оформление результатов обследования и анализа.
2. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТ МЕЖДУ ЗАКАЗЧИКОМИ РАЗРАБОТЧИКОМ
Комплекс работ, проводимых на этапах обследования и анализа материалов, распределяется между заказчиком и разработчиком следующим образом:
заказчик осуществляет сбор и представление разработчику всей необходимой информации в объеме, определенном программой работ, составляет с участием разработчика перечень мероприятий по подготовке организации к внедрению автоматизированной системы;
разработчик осуществляет научно-методическое руководство всеми работами по обследованию, систематизирует, обобщает и анализирует материалы обследования, составляет с участием заказчика технико-экономическое обоснование (ТЭО);
заказчик обеспечивает согласование и утверждение ТЭО.
3. ПЕРЕЧЕНЬ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ НА ЭТАПЕОБСЛЕДОВАНИЯ
Обследованию подлежит процесс управления организацией. При обследовании рассматриваются:
основные технико-экономические показатели деятельности организации и их планирование;
организационная структура и функции (задачи) структурных подразделений;
документооборот и информационные потоки (внутренние и внешние);
система кодирования информации и кодификаторы; применение вычислительной техники в организации.
4. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
Обследование производится на основании приказа руководства организации по утвержденному им плану.
Форма плана проведения обследования и анализа существующей системы управления представлена в приложении 2. План утверж-дается руководством организации при согласовании с ответственными за проведение анализа в подразделениях.
Для проведения работ создаются группы в составе исполнителей от заказчика и разработчика. Группы формируются с учетом специализации их по предмету обследования - по функциям управления, выполняемым подразделениями организации. Например, в отделе капитального строительства Госагропрома СССР были созданы следующие группы:
группа 1 для обследования подотдела экономики и совершенствования хозяйственного механизма; группа 2 для обследования подотдела планирования капитального строительства, реконструкции и социального развития;
группа 3 для обследования подотдела подрядных организаций и хозспособа;
группа 4 для обследования подотдела строительной индустрии; группа 5 для обследования подотдела проектных организаций; группа 6 *для обследования подотдела экспертизы проектов и смет;
группа 7 для обследования подотдела коммунального хозяйства; группа 8 для обследования научно-технического центра сельского строительства.
Состав групп фиксируется в приказе по организации.
При сборе материалов основными источниками данных являются: структура организации;
положения о структурных подразделениях организации, штатное расписание, должностные инструкции и др.; плановые и отчетные документы; справочные и нормативные документы;
используемые в организации инструктивные и директивные документы Совета Министров СССР, Госплана СССР, Госбанка СССР и др.
Результатом этапа сбора материалов являются: перечень форм документов (входных, промежуточных и выходных);
перечень реквизитов, входящих в документы; примеры заполнения форм документов; характеристики документов;
описание алгоритма формирования документов и входящих в них реквизитов;
перечень исполнителей документов с указанием ответственного исполнителя данного документа;
перечень потребителей документов с указанием ответственного за использование данного документа;
перечень основных функций, выполняемых подразделениями; связи между входной информацией, исполнителями, задачами управления, результирующей информацией и потребителями.
В процессе анализа материалов и подготовки отчета об обследовании проводятся следующие работы:
разрабатывается модель процесса управления (форма представления - нормаль управления);
выявляются основные недостатки существующей системы управления;
разрабатываются предложения по совершенствованию процедур управления при создании автоматизированной системы;
определяются основные рекомендации по подготовке организации к созданию и внедрению автоматизированной системы.
Результатом этапа анализа материалов прецпроектного обследования является документ "Технико-экономическое обоснование автоматизированной системы", состав и содержание которого определены ГОСТ 24.601-86. Допускается в соответствии с ГОСТ 24.202-80* [2] завершать стацию "Исследование и обоснование создания автоматизированной системы" научно-техническим отчетом, тактико-техническим заданием, заявкой на создание автоматизированной системы.
5. МЕТОДИКА СБОРА И АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИИ
Основными источниками сведений о системе управления являются:
1. Документы: устав учреждения, положения о структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции; документы, возникающие в результате функционирования подразделений, а также исходные документы для работы подразделений.
2. Сотрудники, описывающие свою деятельность в процессе бесед и опросов.
3. Непосредственное наблюдение представителей разработчика за процессом деятельности организации.
Разработчик собирает копии всех типов документов: как чистые бланки, так и заполненные. После изучения документов разработчики переходят к стации опросов и бесед с сотрудниками организации. Непосредственное наблюдение проводится в случае, если изучаемый процесс трудно понимается по словесному описанию.
На первом этапе процессы управления описываются с помощью функциональной таблицы, в которой отражаются права и обязанности отдельных структурных подразделений (см. приложение 3).
Для каждой функции разрабатываются информационные таблицы (см. приложение 4), отражающие документооборот в структурном подразделении. На основании информационных таблиц строится нормаль процесса управления.
Нормаль управления - это модель процесса управления, содержащая стандартизированное описание последовательности и условий выполнения функций управления. Нормаль отражает отношения по управлению, складывающиеся в процессе подготовки и принятия решений, в том числе характеристику обязанностей, ответственности и прав участников управления. В ней в наглядной форме представляется логика процесса решения взаимосвязанных задач управления.
В нормали управления содержатся: задача управления;
участники решения задачи с указанием ответственного исполнителя;
исходная информация (входные документы), необходимая для решения задачи;
информация, получаемая в результате выполнения задачи; потребитель выходной информации с указанием ответственного за прием и дальнейшее использование полученной информации;
взаимосвязи между задачами управления, исполнителями, потребителями, входящей и результирующей информацией.
Исходная информация для построения нормали содержится в информационных таблицах.
Нормаль состоит из 7 разделов (приложение 5): временная ось;
источники входной информации; исходная информация; исполнители; задачи (функции); результирующая информация; потребители информации.
Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, входной и результирующей информацией и ее потребителями, временными характеристиками) на схеме соответствует вертикальная линия. Элементы схемы изображаются следующими символами:
- процедура задачи (операция) традиционная;
- процедура задачи (операция) автоматизированная;
- ручной документ;
ДА u u и
- - документ, получаемый с помощью автоматизированной
обработки данных;
- источники (потребители) данных;
- исполнители;
- межстраничный соединитель;
- информационная связь с обозначением пересечения с источником информации, исполнителем, потребителем, входной информацией, временным параметром.
- обозначение ответственного исполнителя, потребителя;
- связь между задачами и документами (логическая связь).
Все элементы схемы (кроме связей) имеют код: для источников информации - "НС*' и порядковый номер - три символа (например, ИСОЮ);
для входной информации - "ВХ" и порядковый номер - три символа (например, ВХ 212);
для исполнителей - "И" и порядковый номер - три символа (например, И 007);
для задач ручных и автоматизированных - "ЗР" и "ЗА* соответственно и порядковый номер - три символа (например, ЗР 021, ЗА 101);
для ручного документа - "ДР" и порядковый номер - три символа (например, ДР 003);
для документа, получаемого автоматизированным путем^- "ДА" и порядковый номер - три символа (например, ДА 128);
документы независимо от способа формирования имеют сквозную нумерацию;
для потребителя - "П" и порядковый номер.
Нормаль состоит из двух частей: правой и левой. В правой части содержится информация об источниках информации, исходных документах, внешних по отношению к описываемому процессу, исполнителях и потребителях.
Каждому элементу присваивается соответствующий код. В левой части нормали каждому элементу правой части соответствует линия, расположенная в соответствующей части чертежа. У начала линии и справа на каждом листе нормали ставится индекс соответствующего источника, исходного документа, исполнителя и потребителя. Чертежи выполняются на листах формата А12 (297x420 мм).
Построение нормали начинается с отображения задачи, представляющей собой логическое начало описываемого процесса. Затем отмечается входная информация и ее источники. Далее указываются исполнители, потребители выходных сообщений с выделением ответственных исполнителей и потребителей. Последовательность отражения задач диктуется сроками и логикой информационных связей.
Выходная информация может направляться в другие подразделения, руководству организации, во внешние организации, а также для использования при решении других задач данного процесса управления.
Нормаль используется для анализа и упорядочения функции управления, а также вместе с другими результатами обследования для выбора функций, включаемых в состав автоматизированной системы управления.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Дата
г. Москва
О проведении обследования в организации
В соответствии с договором между (название организации-заказчика и организации-подрядчика) в 1988-1989 гт. проводятся работы по теме: (название темы)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить (должность, фамилия, имя, отчество) ответственным со стороны заказчика за обследование и создание АСУ.
2. Назначить ответственными за проведение работ по теме в отделах начальников соответствующих отделов тт. (Ф.И.О.)
3. Начальникам отделов предоставить разработчику полную информацию о работе подразделений в соответствии с программой предпроектного обследования.
4. Провести предпроектные обследования и разработку технического задания на АСУ в соответствии с прилагаемым планом.
Подпись Расшифровка
подписи
