Р 50-122-91
Рекомендация. Организация работ по внедрению ГОСТ 28388-89. "Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения"

РЕКОМЕНДАЦИЯ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ
ГОСТ 28388-89
«СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. ДОКУМЕНТЫ
НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ.
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ»

 

Р 50-122-91

 

 

 

КОМИТЕТ СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ СССР

Москва

1991

 

РЕКОМЕНДАЦИИ

Настоящий документ содержит рекомендации по организационному, техническому и технологическому ведению процессов документирования при внедрении ГОСТ 28388 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения» на предприятиях, в организациях и учреждениях (далее - в организациях) и применения его положений при документообороте результатов проектирования (программирования) на магнитных носителях данных (далее - МН).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Основными объектами стандартизации по ГОСТ 28388 являются требования к выполнению документов на МН (далее - ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.

1.2. Мероприятия по внедрению стандарта рекомендуется проводить в составе работ при создании и вводе в эксплуатацию автоматизированных систем, базирующихся на применении программных средств (далее - ПС) и технических средств (далее - ТС) вычислительной техники (далее - ВТ).

1.3. Решение о целесообразности документирования, в виде ДМ, результатов проектирования (программирования) и включении их в документооборот принимается в соответствии с установленными организациями организационно-техническими условиями, обеспечивающими возможность обмена данных документирования непосредственно на МН с записанными ДМ (далее - МНЗ), либо посредством систем и средств телеобработки и передачи данных по каналам связи.

1.4. Применение ГОСТ 28388 в системах документирования, определяемых специальными положениями, регламентируются в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.

1.5. В качестве руководящего юридического документа, регламентирующего процесс документооборота результатов проектирования (программирования), в виде ДМ, между взаимодействующими организациями - сторонами информационного обмена может служить двусторонний акт (решение, договор), юридически оформленный в соответствии с установленными соглашениями.

1.6. Организация - создатель ДМ несет ответственность за качество и достоверность данных документирования. Степень ответственности предусматривается в нормативном акте.

1.7. Порядок внедрения ГОСТ 28388 в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, указанием, постановлением) конкретной организации.

1.8. В распорядительном документе предусматривают основные мероприятия по внедрению ГОСТ 28388 (перечень мероприятий оформляют в виде плана-графика внедрения стандарта согласно существующему порядку внедрения государственных стандартов).

2. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫПОЛНЕНИЯ ДМ

2.1. Создание ДМ может быть осуществлено одним исполнителем ДМ (одним подразделением - исполнителем ДМ), либо несколькими исполнителями ДМ (несколькими подразделениями - исполнителями ДМ).

2.2. Создание ДМ одним исполнителем ДМ (одним подразделением - исполнителем ДМ), предусматривает централизованное выполнение полного комплекса работ в процессе документирования результатов проектирования (программирования), в виде ДМ, включая формирование информационно-поисковой характеристики (далее - ИПХ) ДМ (в объеме исходных данных о ДМ и атрибутов разработчика), формирование МНЗ.

2.3. Создание ДМ несколькими исполнителями ДМ (несколькими подразделениями - исполнителями ДМ) предусматривает выполнение конкретных работ соисполнителями в процессе документирования результатов проектирования (программирования), в виде ДМ, включая формирование ИПХ ДМ (в объеме исходных данных о ДМ и атрибутов разработчика), формирование МНЗ. Однако в данном случае ответственным за полноту информационного содержания атрибутов ИПХ ДМ, достоверность документируемых данных, а также оформление комплекта документации является его основной исполнитель.

Данная ситуация может наблюдаться при использовании в процессе документирования систем и средств автоматизации проектирования (далее - САПР), при которой разработчик может выдавать в службу САПР исходные данные о ДМ и задание на проведение проектирования, а также информационные данные атрибутов разработчика для формирования ИПХ. Служба САПР, в свою очередь, осуществляет проектирование и обеспечивает процесс документирования полученных результатов с последующей их записью на МН. После завершения процесса проектирования разработчик проводит контроль соответствия и достоверности результатов документирования исходным данным.

2.4. Достоверность и качество исполнения работ соисполнителем ДМ рекомендуется подтверждать соответствующими подписями на распечатках справок, ведомостей, полученных в процессе выполнения работ.

2.5. Форма и вид представления ИПХ, состав исходных данных о ДМ, сопровождающих ДМ в процессе его обращения, атрибутов разработчика и соисполнителей, а также других лиц, может устанавливаться в организации разработчика ДМ, либо зафиксированы в нормативном акте, оформленном между взаимодействующими сторонами информационного обмена. Например, в качестве атрибутов разработчика можно рекомендовать информационные данные основных надписей согласно ГОСТ 2.104.

2.6. В зависимости от уровня автоматизации технологической подготовки производства в различных организациях, создание ДМ может осуществляться по бумажной полуавтоматизированной, безбумажной полуавтоматизированной или автоматизированной технологии.

2.7. В первом случае процесс документирования результатов проектирования (программирования) в виде ДМ может сопровождаться изготовлением справки (ведомости) с тома MHЗ, изготовлением визуализированных (идентичных или аутентичных) копий содержания ДМ и соответствующих им атрибутов ИПХ для предъявления нормоконтролю. После прохождения нормоконтроля визуализированные копии ДМ могут действовать на правах контрольного экземпляра или экземпляра конструктора (разработчика). Справки (ведомости) с тома МНЗ и атрибуты ИПХ, оформленные разработчиком в виде бланков, передаются в службу технической документации (далее - СТД) для формирования картотеки учетных данных документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, ГОСТ 28388 и формирования архивных атрибутов ИПХ ДМ. ДМ поступают на учет и хранение в магнитотеку.

2.8. Во втором случае исходные данные о ДМ, атрибуты разработчика, а также другая информация, отражающая атрибуты создания ДМ, могут формироваться на различных этапах в процессе документирования и обращения результатов проектирования (программирования) в виде ДМ, сопровождаться соответствующими распечатками и, в конечном итоге, передаваться в СТД для формирования картотеки учетных данных документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, ГОСТ 28388, либо базы данных и формирования архивных атрибутов ИПХ ДМ. ДМ поступают на учет и хранение в магнитотеку.

2.9. В третьем случае, при автоматизированной технологии, ДМ, атрибуты ИПХ, а также другая информация, отражающая атрибуты создания ДМ, может формироваться, дополняться и размещаться в базах данных, функционирующих на различных этапах проектирования и документирования, и передаваться с этапа на этап посредством систем телеобработки и передачи данных.

3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА И ОБРАЩЕНИЯ ДМ

3.1. ДМ, прошедшие нормоконтроль, поступают на учет и хранение в СТД и в магнитотеку. Магнитотека может быть организована в составе СТД, либо при вычислительном центре (далее - ВЦ) организации. Функциональная подчиненность магнитотеки устанавливается распорядительным документом конкретной организации.

3.2. При поступлении ДМ в комплекте документации, либо как самостоятельного документа, на учет и хранение в магнитотеку, или в СТД проводят входной контроль предъявляемых документов.

В процессе проведения входного контроля проверяется комплектность документации и соответствие представленных ДМ рассматриваемому комплекту, полноту номенклатуры установленных сопроводительных документов и наличие в них установленных подписей, качество физического состояния МНЗ, полноту и достоверность информационных данных о ДМ в атрибутах ИПХ, справке (ведомости) МНЗ.

При обнаружении каких-либо несоответствий и выявлении ошибок входной контроль приостанавливается, ДМ (комплект документации) возвращается разработчику для устранения несоответствий и ошибок.

При положительном результате входного контроля ДМ передается на учет и хранение в магнитотеку или в СТД.

3.3. В зависимости от уровня автоматизации технологической подготовки СТД или магнитотеки архивная обработка ДМ также может осуществляться по бумажной полуавтоматизированной, безбумажной полуавтоматизированной или автоматизированной технологии.

3.4. В первом случае процесс архивной обработки предусматривает формирование архивных атрибутов ИПХ ДМ, архивное тиражирование ДМ с целью обеспечения их надежного хранения и оформление картотеки учетных данных документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, ГОСТ 28388.

В данном случае формирование картотеки учета документации предусматривает не только учет ДМ, но и учет архивных МНЗ, на которых он записан как подлинник, дубликат (контрольная копия), копия. При этом информация о МНЗ, соответствующая подлиннику, дубликату или копии, может размещаться как в карточке учета ДМ по ГОСТ 28388, так и в карточке учета МНЗ, в правой ее части.

Формирование архивных атрибутов ИПХ ДМ в СТД предусматривает дополнение исходных данных о ДМ, атрибутов разработчика сведениями по учету, хранению, изменению, применяемости ДМ в процессе его обращения. При этом ведомость МНЗ (либо справка с тома МНЗ дополненная учетными данными СТД), рекомендуемая форма которой приведена в ГОСТ 28388, может быть использована в качестве аналога инвентарной книги учета документов по ГОСТ 2.501.

Архивная обработка ДМ и МНЗ (тиражирование, внесение изменений) может осуществляться разработчиком ДМ, работниками магнитотеки или СТД, работниками ВЦ по заявке подразделений, ответственных за их хранение.

3.5. Во втором случае исходные данные о ДМ, атрибуты разработчика ДМ дополняют архивными атрибутами и формируют в виде наборов данных (файлов) на технологическом МНЗ, на архивном МНЗ, либо загружают в базу данных. Под архивным подразумевается МНЗ, который является собственностью магнитотеки и на который переписаны ДМ и соответствующие им ИПХ в процессе приема.

Если учет ДМ в магнитотеке или в СТД проводится по неавтоматизированной технологии, то необходимо изготовить распечатки ведомости МНЗ, либо ИПХ всех ДМ на МНЗ и передать в СТД для формирования картотеки учетных данных документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, ГОСТ 28388.

3.6. В третьем случае, при автоматизированной технологии, архивная обработка ДМ и ИПХ ДМ может осуществляться работниками магнитотеки или СТД, с применением базы данных, функционирующей в организации (в СТД). Получение требуемых сведений по учету, хранению, изменению, применению и обращению ДМ в процессе его документооборота может осуществляться путем обращения к базе данных средствами систем телеобработки и передачи данных.

3.7. Прием-передачу ДМ внутри организации либо между организациями осуществляют несколькими способами информационного обмена: на МНЗ текущего владельца ДМ, на МНЗ получателя ДМ, на МНЗ обменного фонда (транспортных МНЗ); по каналам связи систем телеобработки и передачи данных.

3.8. Порядок изготовления идентичных или аутентичных копий документов, выполненных в виде ДМ, в организациях может устанавливаться распорядительным документом либо стандартом предприятия.

4. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ДМ

4.1. Технологический процесс документирования и документооборота результатов проектирования (программирования) в виде ДМ предполагает наличие на производственных участках организаций, участвующих в данном процессе, необходимых для этих целей ТС и ПС.

4.2. В состав необходимых ТС входят СВТ, а также специализированные ТС, агрегатированные с оборудованием средств репрографии и оперативной полиграфии, воспринимающие МНЗ.

4.3. В состав необходимых ПС входят стандартные и прикладные ПС, обеспечивающие обработку МН и МНЗ и предназначенные для эксплуатации на конкретных моделях СВТ.

4.4. Стандартные ПС обеспечивают процессы считывания-записи документируемой информации, представленной в виде наборов данных (файлов) на МН, а также обеспечивают процессы формирования и ведения баз данных.

4.5. Прикладные ПС обеспечивают процессы формирования, обработки и сопровождения атрибутов ИПХ, идентификаторов томов и файлов архивных МНЗ, а также возможность сопряжения с локальными базами данных.

Примечания:

1. Некоторые технические и функциональные характеристики прикладных программных комплексов системы документирования на магнитных носителях данных (далее - ПК СДМ) «СДМ 1.0.1» и «СДМ 1.1.1», разработанных для электронных вычислительных машин единой системы (далее - ЕС ЭВМ) и предназначенных для обработки ДМ, выполненных на магнитных лентах (далее - МЛ) шириной 2,7 мм приведены в приложении.

2. В обеспечение применения методов документирования на других типах МН, ориентированных на персональные ЭВМ, ведется разработка программного обеспечения по реализации следующих задач:

документирование на гибких магнитных дисках (далее - ГМД) для персональных ЭВМ;

создание и ведение баз учетных данных о ДМ, ориентированное на ЕС ЭВМ и персональные ЭВМ;

обеспечение виртуального обмена данными, записанными на ГМД или МЛ;

обеспечение автоматизированной обработки содержания ДМ и ИПХ ДМ.

3. В обеспечение обмена данными документирования между различными типами СВТ рекомендуется использовать адаптеры сопряжения.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Справочное

ТЕХНИЧЕСКИЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРОГРАММНОГО КОМПЛЕКСА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

1. Состав ПК СДМ

2. Функции, выполняемые ПК

2.1. ПК обеспечивает выполнение следующих задач:

оформление ДМ в соответствии с требованиями ГОСТ 28388 с использованием магнитных лент шириной 12,7 мм;

обращение ДМ внутри предприятия и с внешними организациями;

формирование ИПХ ДМ, включающую исходные и архивные учетные атрибуты конкретного ДМ;

групповые операции редактирования ИПХ при обработке многофайлового ДМ;

перенос атрибутов ДМ автоматизированным методом при формировании ИПХ (имя набора данных номер файла на МНЗ, количество блоков, длина блока, формат записи, длина записи, контрольная сумма, плотность записи) - в установленные поля ИПХ ДМ;

компоновку ДМ и соответствующую ему ИПХ на МЛ в форме файлов, имеющих стандартную в ОС ЕС структуру, по четырем вариантам компоновки МНЗ;

контроль записи ДМ на МЛ по трем контрольным параметрам; формирование транспортных МНЗ для непосредственного применения в производстве и на технологическом оборудовании;

модификацию атрибутов ИПХ ДМ, включая автоматизированную обработку аннулированных ДМ и соответствующих им ИПХ на архивных МНЗ и МНЗ фонда аннулированной документации;

изготовление ведомости МНЗ, сочетающей исходные, архивные и контролирующие атрибуты всех ДМ, записанных на конкретном МНЗ, при этом на печать выводятся контрольные параметры конкретных ДМ и суммарный контрольный параметр всех ДМ, содержащихся на МНЗ;

подсчет и вывод на печать количественного значения использованной информационной емкости МЛ в метрах. В зависимости от плотности записи данных на МНЗ производится автоматический пересчет метража.

2.2. В ПК «СДМ 1.1.1» программы выполняются процедурно, операции ввода-вывода учетных атрибутов ДМ осуществляют через поле PARM в задании на выполнение программ. Сервисные средства информации и завершения работы выполнены в виде сообщений пользователю ПК.

2.3. В ПК «СДМ 1.0.1» управление всем технологическим процессом обработки ДМ выполняет программа-монитор посредством основных меню. В отличие от пакетного режима диалоговый режим обеспечивает ряд дополнительных функций относительно текстовых ДМ.

2.4. Сервисные средства информации и завершения работы выполнены в виде сообщений пользователю ПК и включают:

справочник в виде текстовых файлов, перечисленных в меню операций (HELP);

средства просмотра и редактирования рабочих файлов SDM;

средства при работе с магнитными носителями данных;

средства возврата в ПДО СВМ.

2.5. Программы преобразования содержания текстовых ДМ обеспечивают их перекодировку в аутентичное представление для последующего изготовления:

электрографических бумажных копий на устройстве «Принтер Э-512»;

микроформ МФ-А6 на устройстве «Рифма 2М1»;

фотооригиналов на фотонаборных комплексах «ФА-500», «ФА-1000», сопряженных с устройством подготовки данных на МЛ ЕС 9004;

распечаток на алфавитно-цифровом печатающем устройстве.

3. Технологические особенности

3.1. При эксплуатации ПК требования к оборудованию по составу и номенклатуре зависят от числа пользователей и от объемов обрабатываемой информации. Работа может быть организована в качестве фоновой задачи на ЭВМ.

3.2. Применение ПК может быть организовано по автономной либо раздельной технологии обработки ДМ.

3.2.1. Автономная технология предусматривает организацию обработки ДМ на одном технологическом участке, например в магнитотеке или в СТД.

3.2.2. Раздельная технология предусматривает формирование исходных атрибутов ДМ в подразделении разработчика, а архивных - в магнитотеке или в СТД.

4. Состав оборудования

4.1. Рекомендуемый состав оборудования, необходимого для обработки ДМ, представлен на схеме.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАНА И ВНЕСЕНА Научно-производственным объединением «Персей»

РАЗРАБОТЧИКИ

И.Г. Иващенко, Ю.С. Объедков

2. УТВЕРЖДЕНА И ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 10.06.91 № 840

3. ВВЕДЕНА ВПЕРВЫЕ

4. Срок проверки - 1996 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ